En matière de gestion du temps, beaucoup de managers pensent s’y connaître. La réalité est que beaucoup de managers gèrent leur temps sans se soucier de l’énergie. L’on constate souvent que lorsque ceux-ci rentrent chez eux, ils sont tellement fatigués qu’ils n’ont pas le temps de gérer leur vie de famille. Aussi leur travail de bureau les suit souvent en famille. Le résultat est qu’ils sont fatigués ; ils ont des problèmes à s’entendre avec leurs enfants et leurs épouses.

Ce qui nous amène à nous demander ce qui empêche les managers de bien gérer leurs temps ?

Nous pensons qu’avant tout il faut bien énoncer le problème. Ici le problème ce n’est pas la gestion du temps mais plutôt la gestion de l’énergie. Nous pensons que si vous avez du temps mais pas d’énergie vous ne pourrez pas réaliser un ensemble de tâches. Le manager qui a assez d’énergie peut gérez celle-ci d’une manière efficace dans une période de temps donné. Il pourra ainsi mieux exécuter ses tâches et les réaliser. Dans le but d’aider le manager certains concepts ont été définis. Nous allons, en 3 points, donner des étapes par lesquelles le manager peut améliorer ou rendre efficace sa gestion d’énergie.

Détermination de la Fenêtre d’énergie active (Einstein Window)[1]

Dans un premier temps, il s’agit de déterminer la Fenêtre d’énergie active et ce n’est pas difficile. En définition, la Fenêtre d’énergie active est la période de la journée où vous avez le plus d’énergie et où vous arrivez à accomplir plus facilement les tâches. C’est cette période où vos capacités mentales sont à leur plus haut niveau dans la journée. Cette période est en moyenne de 2 à 4 heures minimum par jour selon les experts. Déterminer cette période de temps est capital quant à l’optimisation de votre temps par rapport à l’ensemble de vos tâches. Pour la déterminez, posez-vous ces questions :

Quel est le moment de la journée ou j’arrive à faire les tâches avec plus d’enthousiasme ? A quel moment de la journée fonctionnez-vous à votre plus haut niveau ?

Après avoir déterminé votre fenêtre active, il va falloir maintenant la protéger.

Protéger votre fenêtre d’énergie active [2]

Protéger votre fenêtre active est tout aussi important que sa découverte. La protéger signifie ici empêcher toutes les autres personnes de prendre votre temps. Vous remarquerez que lorsque vous donner votre attention aux projets de vos collègues vous êtes en retard sur les vôtres.

Vos supérieurs ou vos clients attendent vos résultats, pas vos excuses. Pour leur rendre ce travail, il vous faut garder le maximum sinon la totalité de votre période active de temps pour les projets qui sont les vôtres.  Lorsque vous êtes sollicité par vos collègues vous pourrez dire par exemple : « Je comprends que ce travail est difficile mais je pourrais t’aider dans… » ou « Je te rappelle tout à l’heure, je travaille sur quelque chose d’important. » Une fois que vous avez réussi à protéger cette fenêtre active il faut déceler l’ensemble de tâches que vous faites et allouer votre temps en fonction.

Déceler la nature des tâches (Soyez proactif et non réactif) [3]

L’auteur Stephen R. Covey, dans son œuvre à succès « Les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent » parle de 4 cadrans dans la gestion du temps.

Tableau de management du temps de Stephen R. Covey

Les personnes efficaces passent plus de temps dans le cadran 2. Il s’agit des choses importantes et non urgentes. Elles permettent de prévenir les choses importantes et urgentes. Le cadran 2 permet de faire une gestion sur le long terme tandis que le cadran 1 permet de gérer le court terme. Pour bien gérer son énergie, il vous faudra vous concentrer sur la planification des tâches importantes et non urgentes. C’est en gérant le cadran 2 que vous pourrez éviter au maximum les cadrans 3 et 4 (choses non importantes urgentes ou non urgentes). Ce qu’il faut prioriser c’est le cadran 2, c’est ainsi que vous atteindrez vos objectifs sur le long terme. Pour les tâches du cadran 1, la solution la plus simple est de déléguer et si cela n’est pas possible vous pouvez gérer la crise vous-même. Pour le cadran 3, il faut surtout créer des périodes fixes dans la journée ou vous vous en occupez. Par contre le cadran 4 ne doit pas être sujet d’allocation de temps, puisqu’il s’agit là d’utiliser le temps à des fins récréatives. Vous devez minimiser le temps du cadran 4 ou par exemple le faire lors de votre pause ou de votre descente du travail.

A la suite de ce travail vous pourrez consacrer votre fenêtre d’énergie active à gérer les choses importantes et urgentes et celles qui sont moins urgentes. Le principe équivaut à prioriser la planification et la gestion des crises contrairement à ce que la majorité des personnes qui ont tendance à gérer, c’est-à-dire les activités des cadrans 3et 4. L’allocation que vous ferez vous permettra de mieux gérer les urgences et d’être moins sous pression lors de crises.

Vous pouvez déjà analyser votre manière de procéder actuelle et voir si vous arrivez à gérer et prévenir les urgences.

Maintenant que vous savez où va votre temps et que vous connaissez votre fenêtre d’énergie active, vous allez bien gérer vos tâches. A la suite de quoi vous augmenterez la taille de la fenêtre d’énergie active.

[1]  La Fenêtre d’Einstein

[2] Protéger la Fenêtre d’Einstein

[3] Les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent

(Service Communication MDE)